AI業務改善

支援後に明確になること

• AIに任せる作業と、人が判断する作業
• AIに渡す資料と、その資料を更新する担当者
• AIへの指示文と、下書きを確認するチェックリスト
• AIに入力してよい情報の社内ルール（案）
• 作業時間と品質の比較（診断では同じ見本を使った参考の比較、試行・運用づくり支援では実際の依頼での比較）
• 続ける・直す・やめるの判断

AIの利用を見送る場合も、業務の詰まりや資料の不備、先に直すべき項目を整理し、担当者と期限を定めた実行計画としてお渡しします。

この支援の特徴

• 特定のAI製品は販売しません。御社がすでに利用できる環境を前提に考えます
• 現場で作業と資料を実際に確認してから、取り組む業務を1つに絞ります
• 「AIを使わないほうがよい」「先に資料を整えるべき」という判断も、はっきりお伝えします

向いている会社・業務

向いている会社

• 社長や幹部が、見積書や報告書づくりに追われている
• 社員がそれぞれ生成AIを使い始めているが、使い方や品質がばらばら
• 社内の情報をどこまでAIに入力してよいか、決まっていない
• システムに大きな投資をする前に、1つの業務で確かめたい

対象になりやすい業務

• 毎週繰り返し発生し、担当者全員の合計で週5時間以上かかっている
• 入力と出力の型がある（例：依頼メールを受けて、見積書と返信メールをつくる）
• 文書の下書き・要約・整理が中心
• 最後に確認する人がいる
• 参照する資料（単価表・過去の文書など）を用意できる

対象になりにくい業務

• 発生が月に1回未満
• 在庫のように日々変わる値を、その場で参照する必要がある
• 法務・安全・品質保証の判断が中心
• システムとの自動連携や、メールの自動送信が必要
• 正しいかどうかを確かめられる人がいない

例：見積依頼への回答（架空の会社）

産業機械部品の卸売業・22名。見積依頼は月に約60件あり、その対応に営業と営業事務で週に約10時間かけていました。

• AIに任せる作業：依頼メールからの品番・数量・希望納期の抜き出し、返信メールの下書き
• 人が判断する作業：単価の確認、値引き、在庫と納期の確認、送信。合計金額はExcelの式で計算
• 1件あたりの時間（参考）：同じ見本2件を両方のやり方で処理した平均で、今のやり方40分 → AIを使ったやり方28分（確認と修正の時間を含む）
• 測った範囲：依頼メールを開いてから、見積書と返信メールの下書きが社内で確認できる状態になるまで（上長の確認と送信は含みません）
• 条件付きの試算：月60件で、1件あたり5分・10分・12分減った場合、年間でそれぞれ約60・120・144時間。見積回答の迅速化や営業活動に振り向けられる時間です
• 費用との比較：診断と試行・運用づくり支援で合計40万円（税別）。空いた時間を1時間3,000円で換算すると、1件あたり約11分以上の削減が続けば、約1年で費用に見合う計算です（人件費が実際に減るという意味ではありません。AIサービスの利用料と社内の作業時間は含みません）
• 先に整えること：営業ごとに分かれていた単価表を1つにまとめる／単価表をAIに渡してよいかを社長が決める／下書きを確認する担当者を決める
• 御社の作業：単価表などの資料を整えるために、社内で約3日
• 結論：②資料・ルールを整えれば試行できる（単価表を1つにまとめてから、実際の依頼で試す）

2つの支援

	AI業務診断	1業務の試行・運用づくり支援
向いている会社	どの業務から始めるか決まっていない	対象の業務と担当者が決まっている
分かること	どの業務を試すか、先に何を整えるか、試行に進めるか（結論①〜④）	実際の依頼で使えるか、続けるか・直すか・やめるか
使う資料	機密を含まない見本資料2件（御社の担当者が試す）	実際の依頼（最大5件）
時間の測り方	同じ見本2件を、今のやり方とAIを使ったやり方の両方で処理して比べる（参考）	実際の依頼で比べる
主な成果物	レポート、候補の評価表、業務の流れ、試行用の指示文、チェックリスト、入力ルール案、AI利用環境の確認票、試行の記録、実行計画	指示文、資料の整え方、チェックリスト、運用手順、試行結果の比較表
料金（税別）	10万円	30万円
期間	原則3〜4週間	標準2か月（最長3か月）
訪問	現地調査の1回（半日）	なし（オンライン60分×4回）

対象の業務が決まっていても、資料が整っていない、依頼件数が足りないなどの理由で、試行に向かない場合があります。初回の30分で確認し、どちらから始めるのがよいかをお伝えします。件数と1件あたりの時間を伺えれば、作業時間がどれくらい減れば費用に見合うか、その目安もその場でお示しします。

AI業務診断

業務を工程に分け、「AIに任せる部分」「資料やルールを整える部分」「人が確認・判断する部分」を整理します。候補となる業務を、効果、実現しやすさ、品質のリスク、情報管理の観点から点数で評価し、おすすめする業務とその理由をお示しします。試す業務は社長に1つ決めていただきます（品質や情報管理の面で試せない業務は、候補の中から選び直していただきます）。決まった業務について、御社の担当者に見本資料でAIを試していただき、操作の手順、出力の品質、人が確認・修正する負担を確かめます。

時間の比べ方：同じ見本2件を、同じ担当者が今のやり方とAIを使ったやり方の両方で処理し、入力・確認・修正を含めて記録します（慣れの影響を減らすため、2件で順番を入れ替えます）。少数の見本による試行での比較のため、実際の運用での削減効果を保証するものではありません。

最後にお伝えする結論（次のいずれか）

• ①今の環境で試行できる
• ②資料・ルール・AIの利用環境を整えれば試行できる
• ③AIより先に業務の整理が必要
• ④品質または情報管理の面で、現時点では対象外

• 料金：10万円（税別）
• 期間：事前打ち合わせから結果のご報告まで、原則3〜4週間
• 訪問：現地調査の1回（半日）。そのほかはオンラインとメールで進めます
• 評価の項目：作業時間と件数、同じ型の繰り返し、資料の整い具合、正解・品質の基準の明確さ、誤りの影響、情報管理のリスク、今のAI環境で試せるか、担当者が続けられるか
• お申し込みの条件：試行を担当する方1名と、AIの出力を確認する方1名を決めていただけること。業務での利用が認められたAIのアカウントがあること（ない場合はご案内します）。見本資料を2件用意できること
• 御社の作業の目安：事前シートの記入30〜45分、現地調査への参加、試行と記録に担当者約2時間・確認者約30分、見本資料の準備

進め方

1. 事前打ち合わせ（オンライン・1時間）：進め方の確認、担当者・確認者の決定、事前シートのご説明
2. 事前シートのご返送（訪問日の3営業日前まで）：経営上の目的、業務の一覧（6つまで）、資料の置き場所と機密の区分、AIの利用状況、当日見学したい作業（記入の目安30〜45分）
3. 現地調査（訪問・半日）：業務の聞き取り（約2時間）、実際の作業と資料の見学（約1時間半）、管理担当者とのAI利用環境の確認（約30分）
4. 候補の評価（訪問後1週間以内にお送りします）：候補3つの評価と、おすすめの業務とその理由。社長に1つ決めていただきます（メールまたはオンライン15分）
5. 御社での試行（約1週間）：開始時にオンライン15分で、手順と記録の方法を一緒に確認します（必須）。担当者が、当方がお送りする試行手順書に沿って見本2件を両方のやり方で処理し、確認者が品質の基準で確認します。記録表は5営業日以内にご返送ください（1回に限り3営業日延長できます）
6. 結果のご報告・質疑（オンライン・1時間）：レポートの説明と、次の進め方のご相談

• 必ずお渡しするもの：レポート（PDF。結論①〜④、候補の評価、業務の流れ、AI利用環境の確認、整える資料、入力ルール案、実行計画）、候補の評価表・AI利用環境の確認票（Excel）、試行手順書（指示文・手順・チェックリスト・入力ルール案をまとめたWord）
• 期限内に試行していただいた場合にお渡しするもの：試行結果の分析（時間の比較、品質の確認結果、効果の条件付き試算）
• 範囲：1社・1拠点、ヒアリングに参加する方は3名まで。洗い出す業務は6つまで、詳しく評価する候補は3つまで、見本資料は2件、業務の流れを示す図は選んだ1業務。ご報告の後、事実関係の訂正と誤記の修正を、レポートと別紙についてまとめて1回承ります（分析のやり直し、指示文の作り直し、対象業務の変更、再試行は含みません）。記録表の差し戻しは1回までです
• 期限を過ぎた場合：事前シートが届かない場合は、訪問日を調整します。記録表が延長後の期限までに届かない場合は、試行結果の分析を含めずにレポートをまとめます（料金は変わりません）
• 見本資料：取引先名や金額を伏せたもの、または値を架空に置き換えたものに限ります。実際の資料は入力しないでください。見本資料の作成、AIアカウントの開設、社内規程の作成は含みません
• AI利用環境の確認：サービス名とプラン、契約の主体と管理者、入力データの学習への利用と保存期間、ファイルの添付と外部連携、利用記録の確認者、社内で入力を禁止している情報、出力の保存場所と試行後の削除方法。この診断で使う情報に限った確認で、情報セキュリティの監査ではありません。確認できない場合は、試行を行わず「環境を整えるのが先」と判断します

1業務の試行・運用づくり支援

AI業務診断で決めた業務、または御社がすでに決めている1つの業務を、実際の依頼を使って試します。対象は、始まりと終わりを決めた1つの業務です（例：見積依頼のメールを開いてから、見積書と返信メールの下書きができるまで）。人がAIに資料を渡し、AIが下書きをつくり、人が確認して仕上げる形を整えます。対象の範囲（始まりと終わり）、利用する方、使う資料、件数、合格基準の案、成果物は、契約前にお見積書へ記載し、確定します。1回目の面談は、その最終確認です。試行で使う最大5件は、効果を統計的に証明するためではなく、小さく試し、使えるかどうかを判断するためのものです。

• 料金：30万円（税別）
• 期間：標準2か月（対象業務の発生頻度によっては最長3か月）
• 対象：文章の下書き・要約・整理が中心の1業務、利用する方3名まで
• 面談：オンライン60分×4回（訪問はありません）。第2〜4回は、各面談の3営業日前までに試行の記録をご提出いただきます。当方が事前に確認して改訂案をつくり、面談でご説明します。面談で出たご意見を反映した版は、面談後3営業日以内にお渡しします。

各段階で仕上がるもの

1. 第1版：実際の資料に合わせた指示文、AIに書かせない事項、確認項目
2. 第2版：試行で出た誤りを種類ごとに分け、どの段階で防ぐかを整理したうえで、指示文・資料・確認方法を修正したもの
3. 第3版：別の担当者でも同じように使えるように直した手順
4. 最終版：通常の依頼で使う運用手順、残るリスク、使わない場面、やめる条件。続ける・直す・やめる を判断します

• 料金に含まれる作業：各回前に提出された試行記録の確認と、誤りの分析、指示文・チェックリスト・手順の改訂、運用手順と試行結果の比較表の作成
• 範囲：試行の対象とする依頼は最大5件です（1つの依頼について、決めた流れを1回通すと1件と数えます）。5件を実施する場合は、難易度が近い3件で時間を比べ、やや難しい依頼1件で対応を確かめ、別の担当者が手順書だけを見て、決めた始まりから終わりまでの操作を行えるか、1件確認することを標準とします。4件以下の場合の割り振りは、契約前にお見積書で確定します。品質の基準は全件で確かめます。例外的な依頼への対応、業務の追加、6件目以降、全社への展開は別途お見積りします
• 合格の基準：削減の保証ではなく、試行で確かめる基準です。契約前に案を決め、1回目の面談で最終確認します（例：必要な項目の抜き出しが全件正しい／AIに書かせないと決めた内容を書かない／確認を含めた1件あたりの時間が短くなる／利用する方が手順書を見ながら1人で使える）。週あたりの効果は、1件あたりの時間差に通常の件数を掛けて試算します
• お渡しするもの：指示文のひな形、資料の整え方、確認のチェックリスト、運用手順、試行結果の比較表（Excel・Word）

御社と当方の役割分担

作業	御社	当方
資料の準備（単価表・過去の文書など）	準備する（転記・修正・ファイルの統合を含む）	必要な項目・形式・更新の方法を提案する
取引先名などを伏せる・社内の承認	行う	—
AIの契約・管理者設定	行う	契約プランの確認をお手伝い
指示文・チェックリストの作成	必要な情報を提供する	つくる
実際の依頼での操作・時間の記録	行う	記録表をお渡しする
結果の分析・運用手順の作成	確認・承認する	まとめる

成果の確かめ方

時間は、契約前に決めた始まりから終わりまでを測ります。支援開始前の作業時間は、直近3件の記録があれば、その実績を使います。記録がない場合は、過去の案件を再現して測った値、または担当者への聞き取りによる推計値を使い、実測値とは分けて記載します。試行期間中は、難易度が近い3件程度について同じ項目を記録します。比べるのは、①始まりから終わりまでの総時間 ②そのうち人が確認・修正した時間 ③修正に戻った回数 ④あらかじめ決めた品質の基準を満たしたか、の4つです。AIへの入力、下書きの確認、修正にかかった時間は、すべて①に含めます。件数が少ないため、比較結果は参考値です。結果をもとに、続ける・直す・やめる を御社とともに判断します。

担当者

メーカー系の販売会社で約30年間、法人営業と営業企画に携わり、提案や計画を立てる側と、現場で実行する側の両方を経験してきました。生成AIについては、中小企業の管理職向け生成AI講座（2026年・オンライン120分）に登壇したほか、中小企業診断士の団体で生成AI研修を担当しています。

AIの機能を説明すること以上に、次の順番を大切にしています。①業務を始まりと終わりで区切る ②人とAIの役割を分ける ③同じ条件で時間と品質を測る ④担当者が1人で繰り返せるかを確かめる。

日置 尚義｜中小企業診断士／認定経営革新等支援機関

よくある質問

AIに詳しい社員がいなくても大丈夫ですか？

はい。AIに詳しい社員がいないことを前提に、使い方や社内ルールづくりから一緒に進めます。

どのAIを使いますか？

御社がすでに使える環境を確認し、そのうえで一般に使えるサービスから選びます。特定の製品は販売していません。

AIの契約がありません。

事前打ち合わせで状況を確認し、扱う情報に合った契約プランをご案内します。AI業務診断では「御社での試行」を始めるまでに、試行・運用づくり支援では1回目の面談までに、御社でのご契約と、業務用アカウントの設定確認をお願いします。

御社ではどんな作業が必要ですか？

資料の準備、取引先名などを伏せる作業、試行での操作と時間の記録、社内の承認です。必要な時間は業務によって違うため、初回の30分で、費用とあわせて御社の作業の目安もお伝えします。

社内の情報をAIに入力して大丈夫ですか？

使うAIサービスの契約プラン、管理者設定、入力したデータの扱いを確認します。そのうえで「入力しない情報」「名前などを伏せて使う情報」「承認のうえで使う情報」の案をつくります。社内ルールの承認と、情報管理に関する最終的な判断は御社で行っていただきます。

補助金を使えますか？

IT・AI関連の補助金の申請支援は行っていません。

料金・条件のまとめ

• 料金はすべて税別です。AIサービスの利用料は含まれません
• 訪問（AI業務診断の現地調査のみ）：東京23区内は交通費込みです。23区外は交通費を実費でいただきます。片道1時間を超える地域は、オンラインでの実施をご相談します
• 試行・運用づくり支援は、契約前に次の3点を確認します。①最長3か月のうちに対象業務が3件以上発生する見込みがあること ②AIに参照させる資料を、第1回面談から第2回面談までの間に、御社で整えられる見込みがあること ③社内の責任者1名と、利用する方（3名まで）が決まっていること。①の件数が3件に満たない場合の扱いは、契約時に次のいずれかに決めます（発生した件数で結果をまとめる／模擬の案件で補う／別料金で期間を延ばす）
• 含まれないもの：システム開発、システムとの連携（メールボックスの検索、データベースからの自動取得、メールの自動送信など）、AIツールの契約や管理者設定の代行、資料の転記、データ修正、Excel作成の代行、日常業務の代行、全社への展開、法務・情報セキュリティの監査
• 試行・運用づくり支援で、御社による資料の準備や対象業務の発生を待つことで、開始から3か月を超える場合は、その時点までの結果で支援を終えます。延長や追加の試行をご希望の場合は別途お見積りします
• 日程の変更・キャンセルの扱いは、お申し込みの条件に定めます
• 作業時間の削減や、社内への定着を保証するものではありません

研修との組み合わせ

社員全員にAIの基本的な使い方を身につけてほしい場合は、社内研修と組み合わせることもできます。初回30分の無料相談でお聞かせください。