この記事の要点：見積書づくりに生成AIを使うときは、AIを開く前に3つを決めます。AIに任せる作業、人が確かめる作業、AIに渡す資料です。見積書づくりを丸ごと任せると、単価や納期を人が確かめ直す負担が大きくなり、全体の時間が減らないことがあります。依頼文から品番や数量を拾う、返信の文面を下書きするといった作業に絞ると、確かめる範囲が小さくなります。
- 任せやすいのは、依頼文からの項目の抜き出しと、返信文の下書き
- 適用する単価、値引き、在庫と納期、承認、送信は、人が確かめて決める
- AIに渡す資料は、任せる作業に必要なものだけにする。入力してよい情報かどうかは、取引先との契約や社内のルールを確かめてから決める
- 時間が減ったかどうかは、確認と修正の時間を含めて測る
この記事では、品番と価格表がある定型の部品を扱う卸売業を例にします。図面や仕様をもとに一品ごとに見積もる受注製造では、仕様の確認や原価の積み上げなど、工程が増えます。
丸ごと任せると、確かめる負担が大きくなる
たとえば、取引先からの見積依頼のメールをそのままAIに貼り付け、「見積書をつくってください」と頼んだとします。
それらしい見積書は出てきます。ただ、社内の価格表や在庫の情報を渡していなければ、AIは自社の単価や納期を確かめられません。資料を渡した場合でも、その案件にどの単価を当てはめるか、納期をいつと答えるかは、人が確かめて決めることです。
AIが出した見積書の単価、数量、納期を1行ずつ確かめ直すと、確認に時間がかかります。作成が速くなっても、作業全体の時間は減らないことがあります。見落としがあれば、誤った金額のまま取引先に届きます。
時間を減らせるかどうかは、「どこまでを任せ、どこを人が確かめるか」の線の引き方に左右されます。
見積書づくりを、工程に分ける
線を引くために、まず作業を工程に分けます。定型の部品の見積りなら、依頼を受けてから回答するまでは、次のような流れです。
- 依頼のメールや書類を読む
- 品番、数量、希望納期を拾い出す
- 品番、数量の単位、仕様に不足や食い違いがないかを確かめる（不明な点は取引先に問い合わせる）
- 適用する単価と取引条件を確かめる（必要に応じて仕入先に価格と納期を問い合わせる）
- 値引きを決める
- 在庫と納期を確かめる
- 見積書をつくり、金額を計算する
- 返信の文面をつくる
- 上長が承認する
- 送る
この中には、性質の違う作業が混ざっています。文章を読んで整理する作業（1・2・8）、資料と照らし合わせる作業（3・4・6・7）、人が事情を踏まえて決める作業（5・9・10）です。
AIに任せる作業、人が確かめる作業
工程ごとに、だれが受け持ち、何を確かめるかを決めます。次の表は一例です。
| 工程 | 受け持ち | 確かめること |
|---|---|---|
| 依頼文から品番・数量・希望納期を拾い出す | AI。人が依頼文と見比べる | 拾い漏れ、読み違いがないか |
| 品番・数量の単位・仕様を確かめる | 人。AIは拾い出しまで | 不明な点を、推測で埋めていないか |
| 適用する単価と取引条件を確かめる | 人が価格表や販売管理システムで確かめる | 取引先ごとの単価と数量による条件が正しいか。単価を適用する日が合っているか |
| 値引きを決める | 人 | 社内で決めた権限の範囲か |
| 在庫と納期を確かめる | 人 | 回答する時点の在庫と入荷の予定 |
| 見積書をつくり、金額を計算する | 人が、いま使っているExcelや販売管理システムに入力する | 転記漏れや単位の間違いがないか。消費税、送料、見積りの有効期限が正しいか |
| 返信の文面を下書きする | AI。人が直して仕上げる | 書いた条件が、確定した内容と一致しているか。「要確認」が残っていないか |
| 承認する・送る | 社内のルールで決まっている担当者や上長 | 価格、納期、取引条件 |
AIに任せるのは、「結果が合っているかを、人がその場で確かめられる作業」です。依頼文から拾った品番と数量は、元のメールと並べれば確かめられます。
あわせて、AIには、確かめていない条件を推測で書かせないと決めておきます。価格、値引き、在庫、納期です。指示文に「分からない項目は『要確認』と書く」と入れておき、人が確定した条件だけを、仕上げのときに書き入れます。
AIに渡す資料を決める
渡す資料は、任せる作業に必要なものだけにします。
- 項目の拾い出しなら、依頼文
- 返信の下書きなら、取引先の名前などを除いた文面の型
この例でAIに任せるのは、依頼文に書かれた品番の拾い出しまでです。正式な品番の一覧との照らし合わせと、単価の確認は人が行うので、品番の一覧と価格表はAIに渡しません。
価格表は、AIに渡すかどうかとは別に、整えておく必要があります。正式な価格表の置き場所、有効な版、単価を適用する日を明らかにしておきます。取引先や数量による条件がどこに書いてあるかと、更新する担当者も明らかにします。これらがあいまいだと、確認に時間がかかり、誤りも出ます。資料を整えるだけで、見積りにかかる時間が減ることもあります。
入力してよい情報かどうかを確かめる
取引先の名前、担当者の氏名やメールアドレス、価格や仕様を、社外のAIサービスに入力してよいかどうかは、社長が「よい」と言えば決まるものではありません。次のことを確かめたうえで、社内の責任者が承認します。
- 取引先との秘密保持の取り決めに反しないか
- 個人の情報の入力が、決めた利用目的を達成するのに必要な範囲か
- 入力した個人の情報が、回答をつくること以外（AIの学習など）に使われないか
- 入力した情報は、どのくらいの期間保存されるか
- 使うAIサービスは、外部のサービスと連携しているか
- 入力した情報を削除できるか
情報の使われ方、保存、連携、削除は、使うAIサービスの契約プランと管理者の設定で確かめます。
個人情報保護委員会は、本人の同意を得ずに入力した個人データが、回答をつくること以外の目的で扱われる場合、個人情報保護法に違反する可能性があるとしています。このため、サービスの提供者が個人データを機械学習に使わないことなどを、十分に確かめるよう求めています。契約や法令に照らして入力してよいか判断できない場合は、その情報を入力せず、必要に応じて専門家に相談します。
名前を伏せても、案件の内容から取引先が分かってしまう場合があります。確かめられない情報は入力しません。
試すときは、機密の情報や個人の情報を含まない見本を使います。実際の依頼をもとにつくる場合は、取引先名や金額だけでなく、担当者の連絡先、メールの署名、独自の品番や仕様も、消すか架空の内容に置き換えます。判断がつかない場合は、実際の依頼の形式だけを参考にして、内容はすべて架空のものにします。
確かめる人と、確かめる項目を決める
AIがつくった下書きは、そのまま外に出しません。確かめる責任者を決め、見る項目を書き出しておきます。
- 品番、数量、希望納期が、依頼文と一致しているか
- 単価と取引条件が、人が確かめて確定した内容と一致しているか
- 金額、消費税、送料、有効期限に誤りがないか
- 返信の文面に書いた価格・値引き・在庫・納期が、人が確かめて確定した内容と一致しているか
- 確定していない条件を、確定したものとして書いていないか
- 「要確認」や仮の値が、送る文面に残っていないか
- 宛名、敬称、担当者名に誤りがないか
項目を決めておくと、確かめる人が変わっても、見るところがそろいます。仕様、価格、納期のように担当が分かれる項目は、それぞれの担当者に確認を頼みます。
社外に出す文書について、正しいかどうかを判断できる体制がない場合は、AIを使うのを見送ります。
時間が減ったかどうかを測る
AIを使い始めたら、時間が減ったかを確かめます。測るときは、次のことを決めます。
始まりと終わり。 たとえば、「依頼のメールを開いてから、担当者が確認と修正を終えて、上長に回せる状態になるまで」と決めます。上長の承認と送信を含めない場合は、そのことを記録しておきます。
測るのは、作業した時間。 始まりと終わりをそろえたうえで、その間に担当者が実際に作業した時間を記録します。取引先や仕入先からの回答を待っている時間、別の仕事で中断した時間は含めません。回答までの日数を見たい場合は、別に記録します。
確認と修正の時間を含めること。 AIが下書きを出すまでの時間だけを見ると、速くなったように見えます。AIへの入力、下書きの確認、直しにかかった時間まで含めて、いまのやり方と比べます。
同じ条件で比べること。 同じ見本を両方のやり方で処理するか、難しさが近い依頼どうしで比べます。時間とあわせて、誤りの数と、直しに戻った回数も記録します。
1件あたりの作業時間の差に月の件数を掛けると、減る時間の目安が出ます。ただし、同じ手順を当てはめられる依頼の件数に限った参考の値です。差が小さい場合や、直しに時間がかかる場合は、任せる範囲や資料を見直すか、その業務にAIを使うのをやめます。
向いていない場合
次のような業務は、この記事のやり方には向いていません。
- 発生が月に1回もない
- AIが、在庫のように日々変わる値を、その場で参照する必要がある
- システムとの自動連携や、メールの自動送信が必要
- 法務、安全、品質保証の判断が中心
- 正しいかどうかを確かめられる人がいない
この記事の例では、最新の在庫と納期は人が確かめ、AIには判断させません。
単価が表になっておらず、担当者の頭の中にある場合は、AIの前に、価格表をつくるところから始めます。
よくある質問
Q. 見積書そのものを、AIにつくらせてはいけませんか。
つくらせることはできます。ただし、単価、値引き、納期を人が1行ずつ確かめることになります。確かめる負担まで含めると、依頼文の整理と文面の下書きに絞ったほうが、時間が減りやすくなります。
Q. 金額の計算も、AIに任せられますか。
計算の機能を持つAIなら、計算できる場合があります。ただし、AIが文章の中に書いた数値を、そのまま見積金額に使わないでください。この記事の例では、計算は、いま使っているExcelや販売管理システムに残します。Excelの場合も、式、参照している範囲、税率、端数の処理を確かめ、案件ごとに入力した値も確かめます。
Q. どのAIサービスを使えばよいですか。
まず、会社が業務での利用を認めたアカウントがあるかを確かめます。そのうえで、次の3点を確かめて候補を絞ります。
- 入力する予定の情報を、契約や社内のルールで認められた範囲で扱えるか
- 必要なファイルを読み取れるか
- 見本の依頼文から必要な項目を拾い出せて、人が元の文と照らし合わせられるか
情報の扱いを確かめられない場合は、実際の資料を使わず、機密の情報や個人の情報を含まない見本で機能を確かめます。
Q. 社員がそれぞれ自分のやり方でAIを使い始めています。どうすればよいですか。
まず、どのサービスを、どのアカウントで使い、どんな情報を入力しているかを確かめます。情報の扱いを確かめていないサービスには、確認が終わるまで、取引先の情報や個人の情報を入力しないようにします。そのうえで、会社が認めるサービスと、全社で入力を禁止する情報を決め、1つの業務で手順を試します。
Q. どのくらいの件数があれば、試す意味がありますか。
件数だけでは決められません。件数、1件あたりの作業時間、同じ手順で進められる作業の多さ、確認の負担を合わせて考えます。当事務所では、毎週繰り返し発生し、担当者全員の合計で週に5時間以上かかっている業務を、候補を選ぶときの目安にしています。月に数件でも、1件に長い時間がかかっていれば検討できます。
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まず、見本1件で試す
最初は、見積依頼からの項目の拾い出しだけを試します。
- 機密の情報や個人の情報を含まない、架空の見積依頼を1件用意する
- 「拾い出す項目」「AIに推測させない項目」「AIに渡す資料」「人が照らし合わせる資料」を1枚にまとめる
- 会社が認めたAIの環境と、確かめる担当者を決め、「品番・数量・希望納期を拾い出し、分からない項目は『要確認』と書く」と指示して試す
- 元の依頼と照らし合わせ、漏れ・読み違い・推測がないかを確かめる。いまのやり方でも同じ見本を処理し、確認と修正を含めた時間を比べる
まずは見本1件で試し、手順を確かめます。時間がどれくらい減るかは、別の見本や実際の依頼でも調べます。うまく拾えなければ、指示文や資料を直します。情報の扱いや、確かめる体制に問題があれば、試すのをやめます。
当事務所のAI業務改善には、2つの支援があります。どの業務から始めるか、先に何を整えるかを決めたい場合は、AI業務診断で業務と資料を調べ、機密を含まない見本で試します。対象の業務と担当者が決まっている場合は、1業務の試行・運用づくり支援で、実際の依頼を使って試します。その結果をもとに、繰り返し使うための手順を整えます。どちらから始めるかは、初回の相談で確かめます。システムの開発は行いません。内容と条件、料金は、次のページにまとめています。
→ AI業務改善｜見積・提案・報告の業務を1つ選び、生成AIで試す
対象になる業務かどうかを先に確かめたい方は、初回30分の無料相談をご利用ください。時間がかかっている業務を1つお聞かせください。対象にならない場合は、その場でお伝えします。
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